Eine Arbeitsanweisung ist eine punktgenaue und verständliche Beschreibung, die verbindlich und verpflichtend angibt, wann, wo und auf welche Weise eine Arbeit bzw. Tätigkeit auszuführen ist. Arbeitsziel ist hierbei die Erstellung einer Anforderungsliste.
Kommunikationslücke ohne richtige Arbeitsanweisung
Der hier zu sehende Baumschaukelcartoon (englisch: tree-swing cartoon) illustriert auf eine sehr anschauliche Weise die verschiedenen Entwicklungsstadien eines Projekts, innerhalb eines Unternehmens. Dies geschieht, indem die verschiedenen Perspektiven, Interessen und Kommunikationsmuster der im Unternehmen an der Produktentwicklung Beteiligten karikiert werden. Die Schaukel am Baum symbolisiert dabei die spezifischen Sichtweisen der Beteiligten, anhand unterschiedlicher Varianten.
Der Cartoon wird auch gerne als „What a customer really needed/wanted“-Beispiel rezipiert, da er auf eine sehr einprägsame, humorvolle Weise die folgenden Unterschiede zeigt:
- Was der Kunde eigentlich wollte (und womöglich bereits missverständlich erklärt hatte)
- Was daraus in der internen Unternehmenskommunikation der einzelnen Abteilungen wurde
- Was in Projektmanagement-Prozessgruppen daraus gemacht wurde
- Und zuletzt: Wie dabei an der eigentlichen Marktnachfrage vorbeiproduziert wurde
Deshalb wird weiterhin versucht, mit Hilfe einer systematischen Anforderungserhebung, einer genauen Anforderungsanalyse und eines genauen Anforderungsmanagements, Fehler zu vermeiden. Oder aber, sollte dies nicht immer möglich sein, sie in einem frühen Stadium der Produktentwicklung zu erkennen und zu beheben.
Im Nachfolgenden erhalten Sie die Vorgehensweise, wie Sie Ihre Arbeitsanweisung gestalten sollten, um sie zu realisieren.
- Austausch von Ideen, Konzepte, Daten oder Zeichnungen
- Kommunikation: Telefon, Email, Treffen, Videokonferenz
- Einarbeitung und Datenprüfung
- Projektdefinition und Ziele
- Problemstellung
- SOLL-/IST-Zustand
- Projektstrukturplan
- Analyse Materialeinsatz
- Vorschlag zur Umsetzung
- Abschlussgespräch Auftraggeber
1: Austausch von Ideen, Konzepte, Daten oder Zeichnungen
Der erste Schritt zur Entwicklung einer Arbeitsanweisung umfasst den Austausch von Ideen, Konzepten, Daten oder Zeichnungen.
2: Kommunikation: Telefon, E-Mail, Treffen, Videokonferenz
Im nächsten Schritt erfolgt die Kommunikation mit dem Kunden, auf der Basis jenes ersten Konzeptentwurfs. In Abhängigkeit von Gegebenheiten und Kundenwünschen kann die Kommunikation dabei per Telefon, Email, Videokonferenz oder unter Umständen auch bei einem Treffen erfolgen.
3: Einarbeitung und Datenprüfung
Sind diese Schritte erfolgt, so arbeiten wir uns in die Daten ein und prüfen diese auf ihre Verwendbarkeit. Zeigen sich Probleme hinsichtlich der Verwendbarkeit, so ist gegebenenfalls eine weitere Rücksprache mit dem Kunden nötig.
4: Projektdefinition und Ziele
Vor der Durchführung des eigentlichen Druckauftrages ist es im nächsten Schritt notwendig, das gewünschte Projekt und dessen Ziele eindeutig zu definieren.
5: Problemstellung
Der nächste Schritt besteht nun darin, gemeinsam abzuklären, welches Problem genau gelöst werden soll. Als konkretes Beispiel: Die Problemstellung besteht darin, dass ältere Menschen häufig ein Problem damit haben, Tabletten aus Blister-Verpackungen herauszudrücken.
6: Soll-/Ist-Zustand
An dieser Situation erscheint es uns notwendig, gemeinsam ganz konkret abzuklären, wie die Situation aktuell ist (= Ist-Zustand). Im Gegensatz dazu wird der Soll-Zustand als konkrete Perspektive entwickelt.
Im Fall des Tabletten-Knipsers bedeutet der Ist-Zustand, dass Tabletten aus Blister-Verpackungen mühsam mit der Hand herausgedrückt werden müssen, was insbesondere älteren Menschen häufig Schwierigkeiten bereitet. Der Soll-Zustand besteht darin, dass der zu entwickelnde Tabletten-Knipser diese Aufgabe übernimmt.
7: Projektstrukturplan
Nun ist es wichtig, einen Projektstrukturplan zu entwickeln, aus welchem klar hervorgeht, welche Schritte zur Erreichung des gesetzten Ziels in welcher Weise erfolgen sollen.
8: Analyse Materialeinsatz
Im nächsten Schritt analysieren wir gemeinsam mit dem Kunden, welche Materialien wie eingesetzt werden, um das gesetzte Ziel möglichst kostengünstig zu erreichen.
9: Vorschlag zur Umsetzung
Wie kann, auf der Basis der oben beschriebenen Punkte, die Idee nun ganz konkret umgesetzt werden?
10: Abschlussgespräch Auftraggeber
Den letzten Schritt eines Entwicklungsprojekts bildet ein Abschlussgespräch mit dem Auftraggeber. Hierbei klären wir ab, dass gemeinsame Vorstellungen über das gesetzte Ziel und die Schritte zu dessen Erreichen bestehen. Erst nach diesem Abschlussgespräch kann mit der Produktion begonnen werden.
